Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
Vorlage der Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO zwischen Kunde und Leadscape GmbH, mit technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Stand:
Parteien
Diese Vereinbarung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Sie gilt zwischen dem Kunden, der HocDoc für sein Unternehmen nutzt (Verantwortlicher), und dem Anbieter von HocDoc (Auftragsverarbeiter):
Leadscape GmbHEschersheimer Landstraße 4260322 Frankfurt am Main1. Gegenstand und Dauer
Gegenstand ist die Bereitstellung von HocDoc: Der Kunde erstellt Angebote als Seiten, verschickt sie an seine Empfänger und lässt sie elektronisch annehmen. Dabei verarbeitet der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten für den Kunden.
Die Vereinbarung gilt, solange der Kunde einen Workspace nutzt und der Auftragsverarbeiter Daten des Kunden verarbeitet.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Die Daten werden gespeichert, angezeigt, per E-Mail übermittelt und ausgewertet, um Angebote zu erstellen, zu versenden, ihre Nutzung auszuwerten und ihre Annahme nachweisbar festzuhalten.
3. Art der Daten
- Kontaktdaten der Empfänger: Name, E-Mail-Adresse, Firma, Telefonnummer und Notiz.
- Inhalte der Angebote, die der Kunde anlegt, samt Bildern und persönlicher Nachricht.
- Nutzungsdaten der Angebotsseite: Öffnungen, Verweildauer je Abschnitt, Eingaben in Rechner, jeweils mit Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser-Kennung und einer zufälligen Besucher-ID.
- Daten der Annahme: Name und E-Mail-Adresse der annehmenden Person, Code-Abfragen, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser-Kennung, Abbild und Hash des Dokuments, Zertifikat.
- Unterschriften, gezeichnet oder getippt, und Antworten auf das Onboarding-Formular, jeweils mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung.
- Kontodaten der Mitglieder des Workspace: Name, E-Mail-Adresse, Rolle.
Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
4. Kategorien betroffener Personen
- Empfänger von Angeboten des Kunden und weitere Personen, die ein Angebot lesen (Mitentscheider).
- Personen, die ein Angebot annehmen oder unterzeichnen.
- Mitglieder des Workspace des Kunden.
5. Weisungen
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Als Weisung gelten diese Vereinbarung und die Einstellungen und Handlungen des Kunden in der App, zum Beispiel das Versenden eines Angebots.
Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Kunden darauf hin.
6. Vertraulichkeit
Der Auftragsverarbeiter setzt für die Verarbeitung nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
7. Sicherheit der Verarbeitung
Der Auftragsverarbeiter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen aus der Anlage. Er darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.
8. Unterauftragsverarbeiter
Der Kunde stimmt dem Einsatz von Unterauftragsverarbeitern allgemein zu. Die aktuelle Liste steht unter Subprozessoren. Änderungen veröffentlicht der Auftragsverarbeiter dort mit neuem Stand.
Der Auftragsverarbeiter verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter auf einen Datenschutz, der dieser Vereinbarung entspricht.
9. Rechte der betroffenen Personen
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Kunden dabei, Anfragen betroffener Personen zu beantworten (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch). Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragsverarbeiter, verweist er sie an den Kunden.
10. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
Wird dem Auftragsverarbeiter eine Verletzung des Schutzes der Daten des Kunden bekannt, meldet er sie dem Kunden unverzüglich und unterstützt ihn bei seinen Pflichten gegenüber Aufsichtsbehörde und betroffenen Personen.
11. Löschung und Rückgabe
Was die App von selbst löscht, steht unter Löschfristen. Nach dem Ende der Nutzung löscht der Auftragsverarbeiter die Daten des Kunden auf dessen Anfrage an kontakt@leadscape.de, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.
12. Nachweise
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Kunden auf Anfrage die Auskünfte zur Verfügung, die er braucht, um die Einhaltung dieser Vereinbarung nachzuweisen.
Anlage: Technische und organisatorische Maßnahmen
Die Anlage nennt die Maßnahmen, die in HocDoc heute umgesetzt sind.
Zugang
- Anmeldung mit bestätigter E-Mail-Adresse und Passwort.
- Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App (TOTP) und Wiederherstellungscodes. Die Regel gilt auch in der Datenbank.
- Benachrichtigung per Mail, wenn das Passwort oder die Zwei-Faktor-Anmeldung geändert wird.
- Ein Passwortwechsel beendet alle anderen Sitzungen des Kontos.
Zugriff
- Vier Rollen je Workspace: Inhaber, Admin, Mitglied, Betrachter.
- Row Level Security auf jeder Tabelle: Die Datenbank prüft bei jedem Zugriff Mitgliedschaft und Rolle.
- API-Keys werden nur als Hash gespeichert und automatisch widerrufen, wenn ihr Ersteller den Workspace verlässt oder die Rolle Admin verliert.
Trennung
- Jeder Datensatz trägt die ID seines Workspace.
- Getrennte Datenbanken für Test und Produktion.
Weitergabe
- Verbindungen zur App, zu den Angebotsseiten und zu den Dienstleistern laufen über HTTPS.
- Dienstleister erhalten nur die Daten, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Das Fehler-Monitoring erhält keine IP-Adressen, keine Formulardaten und keine Inhalte, die Produkt-Analytics keine Inhalte und keine Daten von Empfängern, der Dienst für Hintergrund-Jobs nur IDs.
Eingabe und Nachvollziehbarkeit
- Versendete Versionen eines Angebots und die Ereignisse dazu sind unveränderlich. Jedes Ereignis trägt den Hash seines Vorgängers.
- Jede Annahme wird mit Abbild und Hash des Dokuments, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung festgehalten und erhält ein Zertifikat.
- Die Echtheit eines Zertifikats lässt sich auf der öffentlichen Prüfseite prüfen.
Verfügbarkeit
- Die Erreichbarkeit von App und Website wird alle drei Minuten von außen geprüft.
- Öffentliche Statusseite.
Entwicklung
- Änderungen am Code nur über Pull Requests mit automatischen Tests.
- Änderungen an der Datenbank nur über versionierte Migrationen.
Speicherort
Datenbank, Anmeldung und Dateien liegen bei Supabase in Frankfurt (Region eu-central-1).